O EVIDENCI BETLÉMŮ (1. ČÁST)

Vladimír Plecháč

Uvádíme první část dubnové přednášky na schůzi Spolku českých betlemářů, která se týkala možnosti evidence většího počtu betlémů za pomoci osobního počítače.

Každý sběratel betlémů musí jednou řešit zásadní problém své sbírky, tj. způsob evidence svých exponátů. I když je to problém obecný (nezávislý na druhu betlémů), já se pokusím popsat systém, který jsem po delším bádání přijal sám pro svoji sbírku papírových betlémů.

Fáze analýzy požadavků

Nejprve je třeba si stanovit, co chcete evidovat. Máte různé možnosti: evidenci hotových sestavených betlémů, evidenci hotových betlémů v krabicích, evidenci jesličkových archů pro betlémy. Potom se rozhodnete, jaké informace o betlémech požadujete - nabízejí se:

základní: název, autor, rok vydání, vydavatel, tiskárna

podrobnější: formát listu, počet listů, zdroj (listy, noviny, časopisy), provedení (černobílý, barevný), druh (reklamní, městský, klasický, orientální, dětský)

vlastní: stav (příprava, digitalizace, tisk, hotov), uložení

doplňkové: obrázek realizovaného betlému, obrázky listů, obrázky titulů, návodů a poznámek.

Nyní bude následovat důležité rozhodnutí - budete realizovat seznam betlémů ve formě přehledné tabulky, nebo se zaměříte na podrobný popis jednotlivých exemplářů na samostatných stránkách. A aby toho nebylo málo, musíte stanovit, zda váš seznam bude soukromý nebo v budoucnu počítáte s jeho veřejnou dostupností. A konečně přijdou rozhodující požadavky na zvolený systém:

- jednotný formát záznamů,

- snadná změna obsahu,

- jednoduché doplňování a přidávání nových záznamů,

- různé výběry a podseznamy.

Musíte si uvědomit, že jestliže podceníte první analytickou fázi návrhu seznamu, může to vést k několikerému přepracování nebo po určitém čase i k vypracování nového návrhu pro evidenci betlémů.

Fáze realizace řešení

Pro fázi realizace je rozhodující stav vaší počítačové gramotnosti. Pokud počítačem nevládnete nebo nemáte k němu dobrý přístup, nezbude než použít papír, pero a fotoaparát.

Realizace pomocí papíru

V tomto případě je nejlepším řešením zpracovávat pro každý betlém samostatnou stránku. Betlém může být popsán na více stránkách, ale první stránka by měla mít jednotný formát: název, autor, rok a fotografie realizovaného betlému.

Na dalších stránkách mohou následovat fotografie listů, titulní stránky, návodu pro sestavení a vlastní poznámky. Takto pojatá evidence umožňuje snadné doplňování i vkládání, změnu pořadí i případně různá uspořádaní skupin např. podle roku vydání. Jednotlivé listy vkládáme do rozvíracích desek nebo kroužkových šanonů. S uvedeným způsobem evidence jsem se setkal u kolegy Františka Karase a byl pro mne nejen obsahově zajímavý, ale také inspirativní pro vlastní evidenci.

Realizace evidence betlémů do tabulky vytvořené na listu papíru je cesta do pekel. Jednou vytvořený seznam se stává mrtvou záležitostí. Nemohou se do něho doplňovat nové řádky, stejně obtížné je betlém vyřadit, a jakékoli uspořádání je prakticky nemožné. Ušetříte mnoho času, když tento způsob hned na začátku zamítnete.

Realizace pomocí počítače

Pro realizaci evidence pomocí počítače jsou nutné jisté znalostní předpoklady. O přístupu k počítači ani není třeba hovořit. Co je tedy třeba znát?

- znalost práce s tabulkovým procesorem, např. Excel

- způsob organizace informací do souborů a složek s příslušným nástrojem

- elementární znalosti o manipulaci a úpravě obrázků a nástroji

- znalost práce s editací textů, např. ve Wordu

- znalost způsobů digitalizace fotografií a předloh

Tyto znalosti není nutné, abyste měli vy, ale jsou předpokládané u pracovníka, který bude evidenci podle vašich pokynů vytvářet. Podle úrovně vašich dovedností si můžete vytvořit různé formy evidencí.

Znalost zpracování tabulek v Excelu

Program Excel je určen pro snadné vytvoření tabulky a snadnou další manipulaci s ní. Postupujete stejně, jako byste kreslili tabulku na papír. Na řádcích popisujete jednotlivé betlémy a ve sloupcích uvádíte jejich charakteristiky. Je důležité, abyste si uvědomili, co o betlému potřebujete vědět. Například vydavatele a tiskárnu většinou nebudete znát, a tak oba sloupce budou většinou prázdné. Více se zaměřte na vaše specifické charakteristiky, jako uložení, zařazení, stav apod.

Kromě snadného doplňování, přidávání a mazání řádků Excel umožňuje jednoduché třídění nebo vytváření skupin. Jediným omezením takto připravené evidence je, že pracuje pouze s texty a vy budete hledat daný betlém podle názvu, což může u větší sbírky betlémů činit značné potíže.

Doplnění obrázků do Excel evidence

Nyní musíte uplatnit další počítačové dovednosti. Předpokládám, že vám nedělá potíž pořídit fotografii realizovaného betlému. Pomocí kabelu nebo čtečky karty z fotoaparátu přenesete fotografii do počítače - digitalizujete ji - fotografie se přenese do souboru.

Velmi důležitou fázi je příprava struktur pro ukládání fotografií-souborů. Soubory spojujeme do složek a ty do dalších složek a tak vytváříme stromovou strukturu; příklad: složka 2000-2009, podsložky 2000, 2001, 2002..., v každém roce podsložky pro jednotlivé betlémy - 2000 betlém český, Spáčil, 2000 betlém český, Kaňková ...

Stejně jako struktura složek je důležité zavedení správného pojmenování souborů. Doposud máte jen jeden soubor, ale musíte počítat, že budete doplňovat další. Já jsem si zavedl toto označení: jméno-01a.jpg první list, jméno-01b.jpg druhý list,... jméno-02.jpg foto mého betlému, jméno-02a.jpg foto betlému Karase, jméno-03.jpg karta betlému, jméno-A.jpg první karta Karase, jméno-B.jpg druhá karta Karase, jméno.docx tiskový soubor betlému.

Poslední poznámka k obrázkům. Protože současné fotoaparáty i mobily pracují s větším rozlišením a vytvářejí velké datové soubory, je nutné po přenesení na počítač vzniklý soubor upravit - pořídit výřez, upravit jas a kontrast a zmenšit velikost souboru. Vše dokáží grafické editory, např. Photoshop.

Nyní přichází čas řešit umístění obrázku do naší excelovské tabulky. Nabízí se možnost vložit obrázek do políčka u daného betlému. Obrázek musíme hodně zmenšit, a přesto se naše tabulka značně znepřehlední. Jiná možnost je přiřadit ke jménu betlém hypertextový odkaz na náš obrázek., který se potom zobrazí po klepnutí na jméno betlému ve své velikosti. Obrázek betlému sice uvidíte, ale betlém stejně musíte vybírat podle jména.

Zpracování obrazové evidence pomocí Wordu

Pokud se chcete zaměřit hlavně na obrazovou složku evidence betlémů, můžete použít jiný textový procesor - Word. Hlavní těžiště tohoto způsobu spočívá na obrázcích betlémů. Vyzkoušel jsem dva způsoby: kniha a listy.

Pro knihu jsem vytvářel stránky, na kterých byly umístěny informace o několika betlémech (minimum slovních textů a hlavně fotografie). Tento způsob jsem záhy zavrhl, protože postrádal možnost vkládání nebo mazání, rovněž třídění nebo vytváření skupin nebylo možné.

Pro evidenci ve formě listů mne inspirovala evidence kolegy Františka Karase. Vytvořil jsem pro list-betlém jednotnou šablonu, do které vkládám údaje a další fotografie, případně doplňuji svoje poznámky. Pro betlém je definován vždy pouze jeden list. Vytištěný list doplním do tištěné evidence betlémů, která funguje mimo počítač.

V první části jsem vás seznámil se získanými zkušenostmi při vytváření evidence betlémů pomocí počítače a dostupných programů. Tuto část považuji za přípravnou etapu k vytvoření evidence betlémů pomocí počítače, která je přístupná širší veřejnosti na internetu.