VELKÁ VÝSTAVA BETLÉMŮ Z DRUHÉ STRANY

Bohumil Dušek, Roman Skopal

O Velké výstavě betlémů vás průběžně informujeme již třetím rokem – od propozic až po závěrečný katalog fotografií betlémů v povánočním čísle Betlemáře. Dnes k tomu chceme přidat aspoň základní informace o tom, co se musí udělat, aby se velká výstava betlémů uskutečnila.

Začínáme již v září pracemi na webových stránkách. V roce 2022 to bylo práce hodně, protože se stránky zřizovaly - tvorba stránek je vždycky věc složitá. A naše stránky mají řadu specifik, která není snadné zpracovat. Konečné stránky jsou výsledkem dlouhých diskuzí organizátorů a programátorů, protože požadavky a možnosti se nejednou střetávají. V tomto ročníků to bylo již jednodušší, protože jsme "jen" upravovali jednotlivé segmenty z hlediska zkušeností se zahajovací variantou a rozšiřovali jsme obsah o přihlašování a prezentaci literárních příspěvků. "Jen" je v uvozovkách, protože je to pouze v porovnání s celkovou tvorbou. I tak to vyžaduje dost úsilí a času. Hodně pozornosti jsme věnovali formulacím v přihlašovacích formulářích, především z hlediska požadavků zákona o ochraně osobních údajů. To je z pohledu právního část velice složitá, abychom měli jistotu, museli jsme využívat konzultace s odborníky. Komplikované je také to, že podmínky se liší podle toho, zda se přihlašuje dítě, či dospělý nebo jednotlivec, či organizace.
Ke konci září jsme rozesílali základní informace a propozice na desítky e-mailových adres – oslovovali jsme účastníky minulých ročníků (včetně předcházejících akcí v Senátu), domy dětí a mládeže, lidové školy umění, vytipovaná informační centra a základní školy. Není možné informace posílat globálně na všechna školská zařízení, protože nelze vyloučit, že bychom při vysokém počtu přihlášených nezvládli všechny záležitosti včas a dobře vyřizovat.
Od 15. listopadu do 24. prosince se mohli autoři betlémů přihlašovat a posílat fotografie svých děl. Každá přihláška se musí zkontrolovat, upravit a doplnit. Např. pro automatické zařazení do určitého místa na mapě na úvodní stránce musí být správné pořadí slov v adrese, doplňují se souřadnice místa vystavení, poštovní směrovací číslo, číslo ulice apod. Důležitá je kontrola všech aspektů výše uvedeného zákona – např. jestliže přihlášku podává organizace, nemůže se uvádět jméno nezletilého autora. Je to sice v propozicích, ale docela často se to nedodržuje. Problémy jsou i s obrázky, které jsou otočené, nekvalitní (v tomto případě žádáme o nové), jeden betlém je přihlášen vícekrát atd. To vše se týká betlémů, které jsou přihlášeny přes webové stránky. Jestliže jsou zaslány e-mailem, musí se exportovat se všemi náležitostmi na stránky, což je často při větších počtech problematické z hlediska orientace v zaslaných materiálech.
Na konci prosince dostanou všichni účastníci informaci o tom, co se připravuje, co bude následovat a kdy mohou očekávat zásilku s materiály na ukončení aktuálního ročníku. Počátkem ledna se zpracovávají podklady pro únorové číslo Betlemáře, kde vychází zjednodušený katalog všech výtvarných prací ve formě přílohy. Ihned potom následuje práce na přípravě řádného katalogu, který má dvojnásobný formát oproti časopisu, více údajů o díle a obsahuje také všechny práce literární. Náročná je jeho grafická příprava včetně titulní strany i dalších stran obálky. Další grafickou záležitostí je pamětní list, který obdrží všichni autoři výtvarných i literárních prací, a závěsného betlemářského kalendáře od dubna do března příštího roku. Do složky odesílaných materiálů patří také číslo Betlemáře s přílohou fotografií autorských betlémů. Na rozdíl od pamětních listů jsou počty časopisů, katalogů a kalendářů omezeny, ale na všechny adresy je zasláno nejméně po jednom kusu. Zájemci si mohou objednat další katalogy za výhodnou cenu dotovanou společností On tisk, která tiskne všechny materiály a zařizuje balení a distribuci. Balíčky s písemnostmi a drobnými dárky, které poskytl náš Spolek českých betlemářů a drobní dárci, jsou odesílány v první polovině března. Pro účastníky Velké výstavy betlémů 2023 bylo vytištěno 47 kalendářů, 58 kusů Betlemáře č. 91, 62 katalogů a 506 pamětních listů. Dárků bylo přes 150 různých druhů. Před rozesláním jsou všichni přihlášení autoři informováni o čase, kdy mohou zásilku očekávat. Všechny balíčky jsou doplněny o osobní dopis s pozvánkou na další ročník.
Takže od startu do cíle to trvá více jak šest měsíců. Není to samozřejmě činnost každodenní, ale je často vázaná termíny a vnitřně stanovenou zásadou, že přihlášené betlémy musí být do dvou dnů zkontrolované, doplněné a zveřejněné.
Všechna práce se nedá vyjádřit v hodinách – je jich hodně, ale je to doba věnovaná dobré věci.